Trabalhar a partir de casa - 16 coisas que precisa saber
Quando aceitei o desafio de abraçar o projeto e lançar a MindSEO, passei por várias fases de ligação ao desenvolvimento e crescimento da empresa. Desde manter o meu emprego “das 9 às 5” e investir uns bons pares de horas à noite e nos fins-de-semana, passando pelo part-time e full-time trabalhando remotamente, até à dedicação a 100% no fantástico espaço que ocupamos no FeiraPark, em Santa Maria da Feira, desde outubro deste ano.
Confesso que, apesar de todas estas etapas apresentarem desafios próprios, os dias de trabalho mais desafiantes foram os mantidos a trabalhar remotamente, a full-time. Se em part-time conseguia uma rotina de sair de casa pela manhã, para trabalhar e voltar a casa para almoçar e voltar a trabalhar a partir de casa, o trabalho remoto a full-time revelou-se uma fonte de vícios e tentações, que necessitaram de muito esforço mental, e físico, para ultrapassar.
Claro que, antes de tomar uma decisão como esta, procurei várias opiniões, li alguns artigos, comentários, conselhos… enfim! Há opiniões para todos os gostos, algumas até podem parecer sem sentido, mas… deixo aqui aqueles pontos que considero fundamentais, para que possa encarar o trabalho a partir de casa como um emprego “convencional”.
Quer consultá-los mais rapidamente?
- Tenha um espaço exclusivo para o efeito.
- Organize-se e Crie Rotinas.
- Efetue videochamadas com colegas e clientes.
- Sempre que possível, marque presença física nas reuniões de trabalho.
- Saia de casa.
- Tenha Seguros em dia.
- Atualize conhecimentos e competências.
- Dê uso à tecnologia.
- Utilize a nuvem.
- Lembre-se: você está a trabalhar.
- Seja absolutamente rigoroso com o horário de trabalho.
- Finja que não está em casa.
- Não aceite marcações ou outros compromissos no seu horário de trabalho.
- Desfrute da flexibilidade do seu trabalho.
- Feche a cozinha à chave e coloque uma fechadura temporizada no frigorífico.
- O seu único gasto não será a internet.
1. Tenha um espaço exclusivo para o efeito.
Pode parecer óbvio, mas para muitas pessoas não o é. Se tem uma divisão da casa onde pode conseguir alguma privacidade e alhear-se do facto de estar em casa, prepare-a para ser a sua nave espacial na viagem que lhe vai ocupar (pelo menos) oito horas por dia. Pense no seu espaço como se estivesse num escritório convencional: secretária, cadeira, computador, impressora, estante para capas e livros, um aparelho de música (ou, se preferir uma assinatura no Spotify), muita luz e uma planta.
2. Organize-se e Crie Rotinas.
Organização é fundamental. Daí a importância tenha a sua papelada organizada. Arquivos, faturas, contas, despesas, tudo. Arquive todas as despesas e documentos relacionados com o trabalho num arquivo próprio. Quando chegar à altura das declarações de IRS você vai agradecer esta lembrança. Não tem de quê.
A trabalhar remotamente não temos alguém a quem pedir ajuda de forma imediata. Temos que tomar as rédeas dos nossos dias e rentabilizá-los o melhor possível. Como o fazemos? Agendamos tarefas, estabelecemos objetivos diários, semanais e mensais, fazemos telefonemas, enviamos emails, etc… o importante aqui é ter um processo que nos permita ligar e desligar o modo “trabalho” com simplicidade.
3. Efetue videochamadas com colegas e clientes.
Começamos com as tentações. Vamos rever uma rotina diária: despertador às 8h00, pequeno-almoço e trabalho a partir das 09h00. A cama estava quentinha, os poucos passos que damos entre o quarto a cozinha e o escritório pouco contribuem para desentorpecer os músculos e acordar o corpo. Estamos confortáveis e mantemos o conforto, com um par de chinelos, umas calças de fato-de-treino e uma camisola ou t-shirt que esteja à mão. Em pouco tempo estamos com a desculpa de “estar a deixar crescer a barba para experimentar” ou a vestir uma camisa à pressa porque alguém se lembrou de nos ligar no Skype! (é verdade, confesso que também o fiz!).
O truque para me manter na ordem? Agendar videochamadas com os colegas, colaboradores e clientes, para as primeiras horas da manhã. Obriga-nos a estar bem acordados e com uma imagem cuidada para não parecermos um figurante da Walking Dead.
4. Sempre que possível marque presença física nas reuniões de trabalho.
A assiduidade com que o fizermos será, também, ditada pela distância. Mas não invalida por completo a hipótese de o fazer, não só para estreitar laços com as pessoas com quem trabalhamos diariamente, mas também, e principalmente, para nos tirar de casa. No meu caso, com a maioria da equipa em Lisboa e eu aqui a uns minutos do Porto, fazer todas as semanas uns 600 km para ir a Lisboa e voltar revelar-se-ia um pouco contraproducente. No entanto, sempre consegui, e fiz questão, de me deslocar várias vezes durante o ano a Lisboa, tanto para reunir com a equipa como também para visitar e reunir com alguns clientes.
5. Saia de casa.
Quase não era preciso dizer, mas é preciso dizer isto. Saia de casa. Obrigue-se a sair de casa. Almoce algumas vezes fora, saia para tomar o pequeno-almoço, saia para tomar um café. Este exercício vai-nos fazer interagir com pessoas, para além da nossa família que se despede de manhã e volta à noite. Vamos passar o dia fechados em casa, a trabalhar, se não sairmos à rua estaremos, literalmente, 24 horas por dia em casa. A interagir com um ecrã de computador e um telefone. Quem não ficaria em maluco com isto? É importante que saia à rua, nem que seja à noite, para socializar (redes sociais não vale) e para fazer um pouco de exercício também.
6. Tenha seguros em dia.
não será por trabalhar a partir de casa que poderá pensar em dispensar um seguro. E se avaria alguma coisa? E se tem um acidente de trabalho? Atualize as suas apólices de seguro e cuide de si e da sua saúde. Lembre-se que, trabalhando em casa, as suas ferramentas de trabalho devem também estar seguradas, por isso inclua um seguro de recheio para prevenir acidentes com computadores e outras ferramentas.
7. Atualize conhecimentos e competências.
Reserve uma ou duas horas por dia para se atualizar. Aproveite a ferramenta que tem à sua disposição – a internet – procure cursos gratuitos, pagos, online ou offline, em horário pós-laboral ou aos fins-de-semana. Quebre um pouco a rotina e atualize-se de forma a manter um conhecimento atualizado e competências afinadas para responder aos desafios do dia-a-dia.
8. Dê uso a toda a tecnologia.
Estamos em pleno esplendor da tecnologia. A internet quatro-ponto-zero. Existem inúmeras ferramentas prontas a ajudar-nos a otimizar o nosso trabalho e a comunicar com colegas, colaboradores, clientes e fornecedores. Não tente inventar a roda: procure uma ferramenta que resolva o seu problema ou responda a uma necessidade. De certeza que existe. Se não existir: vamos para uma startup?
9. Utilize a nuvem.
Já falamos em seguros, aqui tem outro: utilize os serviços cloud que tiver à sua disposição, para conseguir um arquivo seguro dos seus documentos e do seu trabalho. É fundamental que tenha cópias seguras de todo o seu trabalho. Quando trabalhamos em equipa e em múltiplos projetos em simultâneo é ainda mais importante termos toda a informação acessível aos restantes elementos da equipa. E muitas vezes até ao próprio cliente. Mais ainda, faz ideia de quantas vezes me salvou a nuvem em projetos e reuniões com clientes? em qualquer lado você acede a tudo. Pense nisso.
10. Lembre-se: você está a trabalhar.
Portanto: não deixe amigos, conhecidos, vizinhos, fazerem uma visitinha durante o dia. Pense como seria aborrecido para si, e para o seu patrão, para os seus colegas, se estivesse num escritório e recebesse constantes visitas e telefonemas de amigos, conhecidos, vizinhos e etc… com interrupções constantes. Não seria nada agradável, pois não? Então porque deverá ser diferente quando trabalhamos a partir de casa?
11. Seja absolutamente rigoroso com o horário de trabalho.
Existe um ditado que diz: “trabalho é trabalho, conhaque é conhaque”. Você tem um horário de trabalho: cumpra-o. Um cliente enviou um email às dez da noite? Responda amanhã. Um colega pediu uma revisão de conteúdos durante o fim-de-semana? Já tem uma tarefa para segunda-feira. É muito importante compartimentar as horas de trabalho e as horas de lazer. A família agradece, e a sua saúde física e mental também, acredite.
12. finja que não está em casa.
Quando não estamos em casa não temos cozinha, não temos sala, não temos quarto. Não temos outras tarefas que não sejam o trabalho ou o objetivo a que nos prestamos quando não estamos em casa. Correndo o risco de dormir algumas vezes no sofá, sempre respondi (algumas vezes) que estava a trabalhar e poderia tentar resolver durante a hora do almoço ou ao fim do dia, quando a minha esposa ligava a meio do dia a pedir que tirasse a roupa do estendal porque ia chover e ela se esqueceu! E ainda, quando não estamos em casa, não temos o frigorífico e os armários carregados de snacks e outras e tentações que nos colocam em forma… redonda!
13. Não aceite marcações ou outros compromissos no seu horário de trabalho.
Existe a tentação de marcar umas consultas no dentista, no médico de família, no barbeiro, a qualquer hora do dia. Afinal estamos em casa todo o dia, certo? Que mal fará? Fará muito mal, acredite. Imagine ter que sair a meio do dia para uma consulta… o mais certo é que o dia de trabalho fique por ali. Tente sempre marcar estes compromissos em horários que iria procurar se estivesse a trabalhar fora de casa: ou ao início ou ao fim do dia. Ou ainda: aos fins-de-semana.
14. Desfrute da flexibilidade do seu trabalho.
Mas, trabalhar em casa também é flexibilidade de horário. E apesar de estarmos a criar uma rotina de trabalho, que nos permita otimizar a produtividade, não deixamos de controlar a nossa agenda e, desde que sejam cumpridos prazos e objetivos, nada nos impedirá de desfrutar desta flexibilidade adquirida. Planeie bem a sua semana e conseguirá algumas horas mais relaxadas, com certeza.
15. Feche a cozinha à chave e coloque uma fechadura temporizada no frigorífico.
Pois. Apetece um chá. Apetece umas bolachas. Apetece uma peça de fruta. Apetece… e sem dar por isso estamos de meia em meia hora a caminho da cozinha para buscar qualquer coisa. A cozinha serve apenas para 1 coisa durante o seu dia de trabalho: almoçar, de vez em quando. À parte disso, fuja dela como o diabo da cruz.
16. O seu único gasto real não é apenas a ligação de internet.
Poderá pensar que só vai gastar internet mas… não é bem assim. A conta da luz vai aumentar um bocadinho. Talvez a da água também. E em tempos mais frios o aquecimento vai fazer mossa no fim do mês. Mas vale a pena o investimento? Vale, acredite que sim. Poderá poupar uns bons trocos em combustível e vai chegar sempre a horas ao escritório (se não cair na procrastinação) mas vai continuar a ter algumas despesas. Não abuse do seu orçamento mensal.
Finalmente, descole do ecrã do computador algumas vezes durante o dia, MAS NAO VA PARA A COZINHA! Enquanto trabalhei a partir de casa, sempre tive uma guitarra por perto, para largar o computador e ir arranhar uns acordes. Saia até fora de casa (até à varanda) para apanhar um pouco de ar fresco. É importante darmos descanso aos nossos olhos e à nossa cabeça. Não desgrude do computador para ir ao telemóvel espreitar o Facebook, ok?
Agora: largue o computador e vá até lá fora apanhar um pouco de ar fresco. Até já.
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